Hace varias décadas que los ordenadores entraron a formar parte del equipo indispensable en cualquier empresa. En un punto de la vida de estos equipos, nos encontramos con el dilema de cuándo cambiarlos, saber hasta qué punto podemos "exprimirlos" sin dejar de ser obsoletos, pero tampoco adelantándonos demasiado pues dejaríamos de aprovecharlos en su totalidad. Muchas empresas acaban acumulando en sus mesas dispositivos tan anticuados que suponen un riesgo para la seguridad digital del lugar, es decir, no tienen en cuenta el deterioro de los equipos informáticos con los que se trabaja a diario. El problema es que estos tienen, por así decirlo, fecha de caducidad.
Gestionar bien un cambio como este es vital, sobre todo porque puede afectar directamente a la productividad de tu negocio, además de tener un significativo coste económico.
Un buen equipo informático siempre tiene que estar renovado y actualizado
Un equipo informático desactualizado repercutirá negativamente en la productividad de la plantilla. Básicamente para llevar a cabo cualquier operación, nuestros empleados tendrán que utilizar el ordenador y por muy competentes que estos sean, la velocidad de nuestro equipo será la que limite todas sus acciones. Debido a esto, procesos que deberían de durarnos unas pocas horas, pueden alargar su duración en el tiempo considerablemente.
Por otro lado, vivimos en un mundo en donde la competencia empresarial está a la orden del día y disponer de unos equipos anticuados, nos hará mucho más difícil poder competir con nuestra competencia. De cara a poder ser más eficientes y poder ofrecer la mejor calidad y servicio en comparación con nuestros competidores, disponer de los equipos actualizados es completamente necesario.
Motivos por los que renovar los equipos informáticos de una empresa
A continuación, se analizarán las causas por las cuales es importante renovar los equipos informáticos de una empresa con cierta regularidad.
Los equipos antiguos no aceptan buen software
Las aplicaciones empresariales avanzan, y los requisitos necesarios para que estas funcionen también lo hacen. Por ello, un hardware antiguo puede impedir que las herramientas del software cumplan sus funciones al cien por ciento.
Esto es un grave problema no solo de rendimiento, sino también de seguridad, dado que si un software ya no soporta las actualizaciones pertinentes de cada programa, los antivirus o los sistemas de cortafuego creados tampoco estarán actualizados.
Los ordenadores obsoletos reducen la productividad
Un ordenador lento, que se cuelga o que tiene otro tipo de incidencias, hace que los trabajadores tengan que detener su actividad cada cierto tiempo para lidiar con la problemática, lo cual los vuelve más proclives a perder el hilo de sus actividades y desconcentrarse.
En promedio, los empleados de una PYME pueden llegar a perder una media de cien horas al año por problemas informáticos. Para evitar esto, es oportuno renovar el material informático y contar con servicio técnico a domicilio.
Los dispositivos anticuados hacen a las empresas menos competitivas
En un contexto económico marcado por la transformación digital, las empresas más competitivas y punteras son aquellas que desde el punto de vista tecnológico cuentan con un sistema más saneado que les permite adaptarse al mercado si este varía.
El 60% de las pequeñas y medianas empresas españolas tienen una fuerte intención de renovar, pero, por diferentes factores, acaban posponiendo esta necesidad.
La empresa se vuelve más vulnerable
Las amenazas de seguridad informática son cada vez más evidentes, y es frecuente levantarse cada día con algún intento de ataque a alguna empresa.
Cuando los sistemas informáticos no están actualizados, debido en gran medida a la antigüedad de los dispositivos, se hace más fácil entrar y robar, borrar o destruir el medio de trabajo y los datos que allí se albergan.
Y tiende a desorganizarse
Es frecuente que muchas empresas hayan realizado una renovación tan lenta de los dispositivos que al final el más nuevo vuelve a ser el más antiguo. Esto provoca que ciertos nuevos elementos, como impresoras o escáneres, acaben solo funcionando con un solo ordenador o portátil de la empresa, lo que genera una gran lentitud a la hora de gestionar cualquier situación administrativa.
Como se ha podido observar, por desgracia en España las pequeñas empresas suelen obviar o bien posponer la necesidad imperiosa de renovar los elementos tecnológicos con los que día a día trabajan los empleados. Por ello, los expertos aconsejan realizar una inversión en nuevos dispositivos que permitan realizar actualizaciones, renovar programas o enlazar unos dispositivos a otros.
Aunque pueda sonar exagerado, lo cierto es que el robo de datos y de información es muy frecuente, y hacerlo es mucho más sencillo si no se han tomado las medidas oportunas para evitarlo, como tener renovado y actualizado todo el equipo.
Resumen de motivos por los que renovar tus equipos informáticos:
Mayor agilidad de procesos que se traduce en un incremento de la productividad
Mejores herramientas con las que aumentar el rendimiento de tus empleados
Compatibilidad con la infinidad de nuevas aplicaciones software actuales
Menor coste en mantenimiento y soporte y una mayor vida útil
Notable mejora en la seguridad
Mayor fiabilidad debido al menor riesgo de fallos y errores
Mayor capacidad de trabajo e innovación
¿Cuándo un equipo da señales de que ha llegado a su fin de vida?
Dispositivos que tardan varios minutos en encender o cargar cualquier aplicación, que sufren bloqueos y falta de memoria durante el uso y, en general, casi parecen dificultar más que ayudar en las tareas para las que son asignados. ¿Qué hacer con los equipos que han llegado a esta situación? ¿Renovarlos lo antes posible? ¿Podrían tener una nueva fase de utilidad con una reparación adecuada? ¿Cuánto suelen durar los ordenadores antes de quedar desfasados? ¿Puede el mantenimiento informático alargar la vida útil de los equipos y dispositivos?
Los síntomas más habituales son un tiempo de inicio superor a 3 minutos, que deba reiniciarse varias veces al día (o incluso se reinicie por errores automáticamente) y que tarde un tiempo elevado en cargar aplicaciones (>20seg). Ante esta situación es difícil saber de antemano si el equipo podrá repararse o deberá ser reemplazado. Dependerá de si se trata de errores de configuración de software o errores de hardware (generalmente más complejos, ya que requieren el cambio del componente defectuoso).
De cualquier manera, un servicio técnico informático adecuado debería poder diagnosticar cada equipo e incluso aconsejar a la Dirección de la empresa para evaluar correctamente la diferencia de costes y esfuerzos de efectuar la reparación frente a adquirir uno nuevo.
¿Cuánto suele durar un ordenador de oficina?
La cifra puede variar dependiendo de muchos factores, entonces ¿cómo podemos dar una duración aproximada, entonces? Una primera aproximación puede ser basarnos en la garantía de los fabricantes, habitualmente de dos años para los equipos completos y portátiles o de sus componentes. Algunos componentes vitales como el disco duro suelen tener garantía de cinco años.
El tipo de uso, el mantenimiento informático durante ese uso e incluso posibles cambios en el modelo de negocio de la empresa son todos factores que contribuyen a acortar o extender la vida útil de nuestros equipos informáticos. Un uso excesivamente intenso o fuera de las recomendaciones del fabricante, acortará significativamente la vida útil del equipo, y es algo que vemos por ejemplo en ordenadores situados sin protección en entornos industriales, dónde las partículas de polvo y las vibraciones acortan su vida útil y reducen el rendimiento rápidamente o equipos que nunca son reiniciados o apagados y que funcionan 24x7.
Así, hablamos de una vida útil que puede ir desde los dos años (malas condiciones y nulo mantenimiento) hasta los 6 ó 7 (el hardware queda desfasado irremediablemente, pero se mantiene en un uso funcional).
Podemos hacer una media y llegar a una vida útil de 5 años
Y de hecho en contabilidad -estrictamente los ordenadores y equipos informáticos (es decir, excluyendo smartphones y periféricos tipo impresoras, etc)- se consideran activos con una vida útil a 5 años aproximadamente.
Este valor es un buen orientador. Si en nuestra empresa los equipos empiezan a sufrir problemas de rendimiento antes de los 5 años, nos beneficiaríamos, y mucho, de contar con un mantenimiento informático dedicado. Asimismo, si seguimos utilizando equipos con 6, 7 e incluso 10 años de antigüedad, podemos estar tranquilos ya que contamos con equipos totalmente amortizados. Quizás deberíamos evaluar si las mejoras en prestaciones y rendimiento no sobrepasarían al coste de renovarlos.
Consejos para la gestión del cambio de equipos informáticos
A continuación, una serie de consejos a la hora de plantearse la renovación de los equipos en tu empresa:
Analizar con profundidad lo que necesitamos cambiar, así como las características que deben tener nuestros nuevos equipos acorde con nuestras necesidades empresariales
Validación y Pruebas. Por ejemplo, tener en cuenta si el software es compatible con el nuevo hardware. Si no es así, hará falta valorar los costes de actualizar y ver si vale la pena realizar el cambio o buscar otra compatibilidad más rentable
Realizar una correcta Planificación y disponer de un Soporte en la Transición para conseguir minimizar los riesgos que pudieran causar interrupciones durante el proceso de cambio
Tener un Soporte Post Implantación. Disponer de los recursos y formación adecuada para resolver asuntos operativos y de Soporte durante las Entregas y Despliegues. Contemplar un refuerzo para las primeras semanas
Identificar, controlar, registrar, informar, auditar si fuera necesario y verificar los activos y sus configuraciones para garantizar su integridad. Es importante establecer y mantener un Sistema de Gestión de la Configuración (CMS)
En SVi estaremos encantados de asesorarte, puedes contactarnos haciendo click aquí y sin compromiso, te ayudaremos a realizar una renovación exitosa de tus equipos informáticos